DIGITAL MOTIONS INZICHT
Hoe houdt u uw IT-landschap overzichtelijk?
Bedrijven investeren voortdurend in nieuwe software, cloudoplossingen en digitale initiatieven. Iedere investering lost op zichzelf een probleem op, maar na enkele jaren ontstaat vaak een wirwar van applicaties, koppelingen en uitzonderingen. Dat maakt veranderingen duurder, vergroot de afhankelijkheid van leveranciers en vertraagt innovatie. De vraag is daarom niet hoeveel systemen een organisatie heeft, maar of die systemen samen een logisch en beheersbaar geheel vormen.
IT complexiteit ontstaat door genomen besluiten
• Bedrijven lossen een concreet probleem op met een nieuwe applicatie, zonder te kijken naar de gevolgen voor het totale IT-landschap
• Een legacy-applicatie hoeft niet automatisch de infrastructuur van de hele organisatie te bepalen.
• Duidelijke en eenduidige processen voorkomen vaak meer IT-complexiteit dan technische afspraken alleen.
• Kijk kritisch of eigen servers en gehoste werkplekken nog nodig zijn, of dat SaaS-oplossingen en cloudplatformen dezelfde functionaliteit eenvoudiger bieden
WAAROM DIT INZICHT ERTOE DOET
Vrijwel iedere organisatie herkent het patroon. Een afdeling kiest een nieuwe planningstool, een andere implementeert een CRM-oplossing en ondertussen komt er een extra rapportagetool bij omdat bestaande informatie niet beschikbaar is. Iedere keuze is verdedigbaar vanuit een lokaal belang, maar niemand kijkt nog naar het geheel.
Na verloop van tijd ontstaat een landschap waarin meerdere systemen dezelfde gegevens bevatten, koppelingen steeds ingewikkelder worden en wijzigingen veel voorbereiding vragen. Nieuwe projecten beginnen daardoor niet met het realiseren van bedrijfswaarde, maar met het uitzoeken welke applicaties geraakt worden.
Dat probleem wordt groter naarmate organisaties verder digitaliseren. Bedrijven maken steeds vaker gebruik van cloudoplossingen, businesssoftware en AI-toepassingen. Daardoor groeit niet alleen het aantal applicaties, maar ook het belang van goede samenhang tussen processen, data en technologie.
De reflex is vaak om nóg een integratie of aanvullende applicatie toe te voegen. Daarmee wordt het symptoom opgelost, maar niet de oorzaak. Complexiteit is meestal geen technisch probleem, maar een bestuurlijk vraagstuk. Zonder duidelijke keuzes over processen, eigenaarschap en architectuur blijft ieder nieuw project bijdragen aan dezelfde groeiende wirwar.
WAAROM DIT INZICHT ERTOE DOET
Begin bij het bedrijfsproces, niet bij de applicatie
Een eenvoudig IT-landschap begint niet met minder software, maar met duidelijke processen.
Wanneer verschillende afdelingen hetzelfde proces op hun eigen manier uitvoeren, ontstaat vanzelf behoefte aan uitzonderingen, maatwerk en aanvullende systemen. Vervolgens moet de IT-afdeling die verschillen ondersteunen, waardoor het landschap steeds ingewikkelder wordt.
Het is daarom verstandiger om eerst vast te stellen hoe een proces idealiter verloopt. Pas daarna volgt de vraag welke applicaties dat proces ondersteunen. In de praktijk blijkt regelmatig dat meerdere systemen dezelfde functionaliteit bieden, terwijl niemand zich daarvan bewust is.
De belangrijkste ontwerpvraag is daarom niet: welke software kiezen we? maar: welk bedrijfsproces willen we ondersteunen?
Maak architectuur onderdeel van besluitvorming
Veel organisaties associëren architectuur met dikke documenten en technische tekeningen. In werkelijkheid gaat architectuur vooral over afspraken.
Welke applicatie is leidend voor klantgegevens? Waar wordt voorraad beheerd? Welke systemen mogen nieuwe gegevens vastleggen en welke alleen raadplegen?
Wanneer zulke uitgangspunten ontbreken, ontstaan tijdens ieder project opnieuw discussies. Projectteams maken begrijpelijke keuzes voor hun eigen doelstelling, maar het totale landschap wordt steeds minder overzichtelijk.
Een lichte vorm van architectuurgovernance helpt om dit te voorkomen. Niet door ieder initiatief te vertragen, maar door vooraf een beperkt aantal ontwerpprincipes vast te leggen waar nieuwe oplossingen aan moeten voldoen. Ook gangbare architectuurraamwerken benadrukken dat governance vooral bedoeld is om samenhang en bestuurlijke controle te behouden.
Kijk ook kritisch naar wat onder de applicaties ligt
De complexiteit van een IT-landschap zit niet alleen in het aantal applicaties. Ook de manier waarop werkplekken, bestanden en bedrijfssoftware worden aangeboden, speelt een belangrijke rol.
We zien nog regelmatig organisaties met eigen servers op locatie of een volledig gehoste werkplekomgeving bij een IT-leverancier. Zo’n inrichting kan ooit een logische keuze zijn geweest, maar wordt daarna vaak jarenlang voortgezet zonder opnieuw te beoordelen of zij nog past bij de organisatie. Ondertussen bieden cloudplatformen zoals Microsoft 365 en Azure standaardvoorzieningen voor samenwerken, documentbeheer, identiteit, beveiliging, apparaatbeheer en automatisering. Wanneer een organisatie daarnaast een klassieke server- of werkplekomgeving blijft onderhouden, ontstaat gemakkelijk overlap. Medewerkers gebruiken bijvoorbeeld Teams en SharePoint, terwijl bestanden ook op netwerkschijven staan en toegangsrechten op meerdere plaatsen worden beheerd.
Een veelgehoord argument om de bestaande infrastructuur te behouden, is dat één of meer oudere applicaties alleen op een Windows-server kunnen draaien. Dat betekent echter niet automatisch dat de volledige werkomgeving traditioneel moet blijven. Bestaande servers kunnen naar een cloudomgeving worden verplaatst, terwijl afzonderlijke applicaties via een virtuele werkplek of als externe toepassing beschikbaar worden gesteld. Azure Virtual Desktop ondersteunt bijvoorbeeld zowel volledige digitale werkplekken als afzonderlijk aangeboden applicaties. Ook kan per toepassing worden gekozen voor verplaatsen, technisch aanpassen, vervangen of voorlopig behouden.
Daarmee verdwijnt legacy niet vanzelf. Een verouderde applicatie die naar Azure wordt verplaatst, blijft immers een verouderde applicatie. Wel kan zo’n tussenstap voorkomen dat één noodzakelijk systeem de hele organisatie vasthoudt in een kostbare en weinig flexibele infrastructuur.
De juiste vraag is daarom niet: kan deze applicatie naar de cloud? De betere vraag is: welke technische voorziening heeft deze applicatie werkelijk nodig, en waarom laten we die behoefte de inrichting van de rest van de organisatie bepalen? Door iedere toepassing afzonderlijk te beoordelen, ontstaat een realistische moderniseringsroute zonder dat alles tegelijk vervangen hoeft te worden.
UIT DE PRAKTIJK
In de praktijk ontstaat IT-complexiteit vaak stap voor stap, zonder dat iemand daar bewust voor kiest.
Groei leidde tot meer systemen dan overzicht
Een productiebedrijf groeide door meerdere overnames. Iedere vestiging werkte met eigen software voor planning, kwaliteit en service. Nieuwe projecten werden steeds complexer omdat gegevens uit verschillende systemen moesten worden gecombineerd en niemand precies wist welke informatie leidend was.
In plaats van direct nieuwe software te selecteren, werd eerst het gewenste proceslandschap uitgewerkt. Daarna werd per proces vastgesteld welke applicatie verantwoordelijk moest zijn voor welke gegevens en welke systemen konden vervallen of alleen nog ondersteunend waren.
Daardoor ontstond niet direct een kleiner IT-landschap, maar wel een veel beter beheersbaar landschap. Nieuwe projecten konden voortaan aansluiten op dezelfde uitgangspunten, waardoor de complexiteit niet verder groeide.
CONCLUSIE
Een beheersbaar IT-landschap ontstaat wanneer organisaties consequent sturen op samenhang tussen bedrijfsprocessen, data, applicaties en bestuurlijke besluitvorming in plaats van op afzonderlijke technologiekeuzes.
MEER INZICHTEN
